178 yıllık geçmişe sahip Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü, Osmanlı ve Türkiye Cumhuriyeti devletlerine ait milyonlarca tapu ve belgeyi fiziksel ortamlarda saklamaya devam ederken, tüm arşivin dijital ortama aktarılması için proje başlatıldı. Tapu Arşivleri Dijital Dönüşüm (TADD) Projesi pilot olarak Bala’da başlarken, dijital arşiv çalışmaları 81 ile yayılacak. Tapu işlemlerine ait birçok belge elektronik ortamda süresiz saklanacağı gibi fiziki saklama süreleri ise artık 10 yıl ile sınırlı olacak. Çevre Bakanlığı, 81 ildeki Tapu Müdürlüklerine “Tapu Müdürlüklerindeki İşlem Belgelerinin Ayıklanması, Tasniflenmesi, Dosyalanması, İmhası ve Elektronik Ortama Aktarılmasına İlişkin Usul ve Esaslar Hakkındaki Genelge” gönderdi.
İMHA İŞLEMLERİ YAPILAMADI
Genelgede “Bu hedefi gerçekleştirebilmek için mimari proje ve resmi senet taramalarının tamamlandığı, tapu müdürlüklerinde ayıklama ve tasnif işlemlerinin yapıldığı ya da yapılmaya devam ettiği, buna karşın öngörülen ilk imha işlemlerinin yapılamadığı ve çalışmaların tamamlanamadığı görülmüştür” denildi. Uygulama ile fiziksel arşivlerin büyümesinin önüne geçilememesi, çok fazla belge tipinin taranmasını gerektiren uygulamanın mevcut arşivlerin taranmasını geciktirmesi, iş yükü-maliyetleri artırması ve dijital depolama alanlarının hızla büyümesine sebep olması nedeniyle düzenlemede değişikliğe gidildiği belirtildi.
